OSA-Single ist die Online-Schüler-Anmeldung ist ein praxiserprobtes einzigartiges Verfahren zur Schüler-Anmeldung für eine Schule.

OSA-Zentral ist eine innovative, webbasierte Softwarelösung für Schulträger, die die Anmeldung und Verwaltung von Schüleranmeldungen einer Kommune unterstützt. Den Eltern werden für die Anmeldung ihres Kindes in einem Stadtportal alle relevanten Schulen angeboten.

Nachfolgend die Neuerungen – sowohl in OSA-Single als auch in OSA-Zentral

01.06.2024: In OSA-Zentral kann die Entfernung sowohl zwischen dem Wohnort des Kindes und den zur Auswahl stehenden Schulen, als auch für Schulen mit der Entfernung von der Schule zum Schülerwohnort angezeigt werden. Die Anzeige erfolgt im km und ist ein Entscheidungskriterium a) für die Eltern b) für die Schule für die Aufnahme von neuen Schülern als auch für die Überweisung zu einer anderen Schule bei einer Überbelegung. Die Entfernungsberechnung ist ein separates kostenpflichtiges Tool.

03.09.2023: Nach einer durchgeführten Anmeldung können Eltern den Anmeldebogen jetzt auch als PDF-Datei herunterladen.

01.09.2023: Der Online-Anmeldung beizufügende Dokumente können jetzt auch als PDF oder Bilddateien hochgeladen werden. Ferner sind diese Dokumente im Admin-Modus durch die Schulverwaltung einseh- und ausdruckbar. Diese neue Funktionalität setzte größere Anpassungen in OSA und der Datenbank voraus und ist deswegen nicht kostenfrei. Für Schulen, die diese Funktionalität wünschen, berechnen wir für die Einrichtung eines Upload-Feldes einmalig 20,- € netto.

25.07.2023: NEU:”OSA-Zentral” ist ein neues Produkt für Schulträger auf der bewährten OSA-Basis. Hochinteressant für kleinere Städte, die z.B. alle Grundschulen und später die weiterführenden Schulen einbinden wollen. Über ein zentrales Portal können Eltern Schulen auswählen, an denen sie ihr Kind anmelden möchten. Schülerumverteilungen bei Klassenüberbelegungen, Weitergabe der Anmeldungen an Standard-Schulsoftware (z.B. SchILD-NRW), Schulpflichtüberwachung, statistische Auswertungen über Anmeldezahlen, eine neue rollenbasierte Benutzerverwaltung, etc. sind nur einige Features. Hintergrund der Entwicklung sind mehrere abgeschlossenes Projekte; u.a. auch eines mit einer großen Bundeshauptstadt.

01.04.2023: Die automatische Versendung von Anmeldebestätigungen kann an zwei Emailadressen erfolgen. Somit können z.B. getrennt lebende Eltern je eine Anmeldebestätigung erhalten.

18.12.2022: Für die Schulen in Bayern und Baden-Württemberg gibt es vorgefertigte OSA-Installationen, welche Gemeindekennzahlen und Statistikkürzel berücksichtigen. Angepasste Schnittstellen zu “ASV” der amtlichen Schulverwaltungssoftware in diesen Ländern, liegen vor.

13.08.2020: Gerade zur Anmeldezeit kann durch die internetbasierte Anmeldung mit OSA der persönliche Kontakt (und damit das Infektionsrisiko) reduziert werden. Es werden keine Anmeldeformulare in Papierform benötigt. Wenn dann das persönliche Beratungsgespräch erfolgt, liegen alle Daten “auf dem Tisch” und können um weitere Bewerberunterlagen ergänzt werden. Letztlich werden die Neuanfänger-Daten aus OSA in das Schulverwatungsprogramm übergeben.

07.06.2020: NEU: Am Sonntagabend 07.06. stellen wir OSA auf ein neues Layout um, das insbesondere auch für Handys geeignet ist. Ihre Schüler/innen-Anmeldung wird ohne eine Konfigurationsänderung weiterarbeiten.

26.02.2019: NEU: Der Export der Daten nach SchILD funktioniert für alle vorhandenen Konfigurationen wie bisher. Für OSA-Neukunden gibt es jetzt zwei Formulare, jeweils eins pro Erziehungsberechtigten. Im ersten Formular entscheidet sich, ob es einen zweiten Erziehungsberechtigten gibt oder nicht. Davon abhängig wird das zweite Formular gezeigt. Im ersten Formular entscheidet sich außerdem im Feld “Erzieher_2_wohnt_gemeinsam”, dass die Schild-Zuordnung  “SchuelerErzieher::Wohnt gemeinsam” hat, ob im zweiten Formular für den zweiten Erz.-Berechtigten Adressfelder zur Eingabe einer anderen Adresse erscheinen. In diesem Fall wird ein zweiter Datensatz in der Exportdatei angelegt, damit später auch zwei Briefe verschickt werden können. Ist die Adresse gleich, soll ja nur ein Brief verschickt werden.

Wir können Altkunden zum nächsten Anmeldevorgang anbieten, dass wir die neuen Formulare in ihre Konfiguration hineinkopieren, so dass Sie diese dann anpassen können und schließlich ihre alten Formulare entfernen oder unsichtbar machen.

NEU: Es wurden außerdem bei den Sichtbarkeits-Einstellungen für Formulare und Felder die Möglichkeit hinzugefügt, den Feldinhalt des Steuerfeldes auf “ist leer” zu überprüfen. Das fehlte bisher.

04.02.2019: NEU: In Schild-Zentral wurde auf Veranlassung und auf Rechnung der Stadt Essen eine Zusatzfunktion ergänzt, die es erlaubt, dass man nach dem Import der Schülerdaten aus OSA einen automatischen “Abgleich mit den Daten der Herkunftsschulen” durchführen kann. Das Berufskolleg startet den Abgleich und die abgebende Schule “sieht” in ihrem Schild (aufgrund der zentralen Datenbank), dass sich der Schüler am Berufskolleg angemeldet hat. Dieser Abgleich, zum Zweck der Schulpflichtüberwachung, musste bisher umständlich manuell für jeden Schüler gemacht werden.

 

OSA-Single

OSA-Single ist ein praxiserprobtes Verfahren zur Schüler-Anmeldung über das Internet. Es vereinfacht das komplette Schüleraufnahmeverfahren für jede Schule in jeder Schulform erheblich. Es bietet der Schule die einzigartige Möglichkeit, sich das Verfahren an eigene Bedürfnisse anzupassen.

Die in OSA-Single gesammelten Anmeldungen lassen sich per CSV-Datei an alle gängigen Schulverwaltungsprogramme direkt übergeben. Die Qualität der Anmeldedaten wird durch eine Reihe von intelligenten Automatismen deutlich verbessert. Somit ist für OSA-Anwender der Nachbearbeitungsaufwand der Anmeldedaten im Vergleich zu ähnlichen Verfahren nur minimal.

Die Bewerber (SchülerInnen, Erziehungsberechtigte) finden ein einfach zu bedienendes System vor. Sie können sich am Ende der Anmeldung eine schriftliche Bestätigung ausdrucken lassen, die sie den Anmeldeunterlagen hinzufügen können. So wird im Beratungsgespräch auch Zeit gespart, da die wichtigen Daten sich schon im System befinden.

Die Herkunftsschulen können leicht über den Verbleib ihrer Schüler informiert werden, was deren Schulüberwachungspflicht vereinfacht.

Wird OSA-Single in Berufskollegs eingesetzt, können sogar die Betriebe über spezielle Zugänge die Anmeldungen der Auszubildenden durchführen.

Auch für Schulträger ist OSA interessant, wenn alle Schulen über ein gemeinsames Anmeldeportal laufen. Bei Doppelanmeldungen z.B. kann sofort reagiert werden.

Last but not least: Nicht zu unterschätzen ist der Außeneffekt bei der jungen, internetgeprägten, zukünftigen „Kundschaft“: Durch das Angebot dieses Onlineservices gibt die Schule ein zeitgemäßes Erscheinungsbild nach außen ab. Wie OSA-Schulen berichten, durchaus mit einem “Wettbewerbsvorteil” gegenüber Schulen ohne OSA…

Jeder Neukunde erhält von uns ein grundsätzlich passendes Anmeldelayout für seine Schulform und kann direkt “starten”. Darüber hinaus hat er die einzigartige Möglichkeit, das ganze Verfahren gemäß seinen eigenen Vorstellungen jederzeit anzupassen; z.B. für die Einrichtung neuer Bildungsgänge.

OSA-Single kann sich grundsätzlich mit jeder Schulverwaltungssoftware verbinden, auch mit SchILD-NRW.

Neu: Speziell für die Anmeldungen in der gymnasialen Oberstufe an Gymnasienund Gesamtschulen sind neue Anmeldeseiten fertiggestellt worden.

Wenn Sie OSA-Single unverbindlich ausprobieren möchten, nutzen Sie bitte das Kontaktformular.

Einige weiterführende Informationen zu den Einstellmöglichkeiten von OSA-Single und Möglichkeiten der Ablauforganisation mit der Online-Anmeldung:

• Der z.B. kreisweite Einsatz bietet die Möglichkeit, bei Doppelanmeldungen einzugreifen.

• Eine Online-Anmeldung als vollständige Anmeldung ansehen.

• Das unterschriebene/gestempelte Datenblatt als Fax zur Authentifizierung der Anmeldung benutzen.

• Sie können sich die Online-Anmeldung per Email bestätigen lassen.

• Sie können verlangen, dass der zukünftige Schüler das Datenblatt mit seinen anderen Unterlagen persönlich vorlegt.

• Sie können die Anmeldung lediglich auf einen Computerraum in Ihrer Schule beschränken, an dem die Schüler ihre Daten eingeben.

• Sie können nachträgliche Datenkorrekturen durch Benutzer zulassen, unterbinden oder einschränken.

• Passwortabfrage für die Datenänderung durch Websitebenutzer einstellen

• Beschriftung des Start- und Abschlussbuttons

• Kontakt-Mailadresse festlegen

• Hinweistext zum Datenschutz verändern

• Unterschriftzeile auf dem Datenblatt verändern

• Titel des Datenblatts verändern

• Zeilenhöhe des Datenblatts einstellen

• Hinweistext auf dem Anmeldebogen einfügen

• Pop-up Meldung bei der Anzeige des Datenblatts anzeigen lassen

• Felderbeschriftung auf dem Datenblatt festlegen

• Überschriften für Gruppierungen auf dem Datenblatt formulieren

• Formulare hinzufügen und löschen

• Formular-Reihenfolge festlegen

• Formulare nur für bestimmte Bildungsgänge anzeigen lassen

• Datenfelder und Beschriftungen in Formulare einfügen

• Felder in ein anderes Formular verschieben

• Felder-Reihenfolge festlegen

• Feldbeschriftungen und Hinweistexte schreiben

• Standardwerte und Exportfeld-Eigenschaften festlegen

• Pflichtfeld-Eigenschaft festlegen

• Feldtypen festlegen und nachträglich ändern.

• Feld-Sichtbarkeit nach Bildungsgang einstellen

• Verschiedene Gültigkeitsbedingungen festlegen

• Feldbreite und -höhe ändern

• Cookies für Felder verwenden

• Neben den Schlüsselwerten in Auswahlfeldern automatisch auch deren “Langtext” speichern.

• Auswahl von Auswahlfeldern bearbeiten

• Auswahloptionen exportieren und importieren

• etc., etc.

Gespeichert werden die mittels des Online-Formulars erhobenen Daten bei Host Europe in Köln. Dieser Provider ist nach ISO 27001, einer internationalen Sicherheitsnorm, zertifiziert. Außerdem verfügt das Unternehmen über ein TÜV-geprüftes Informationssicherheits-Management-System, das den optimalen Schutz der Daten garantiert. Da sich alle technischen Anlagen in Köln befinden, ist gewährleistet, dass sich die Datenverarbeitung ausschließlich nach den Rechtsnormen der BRD bzw. von NRW richtet. Die Schule bleibt als Auftraggeber der Datenverarbeitung für die Einhaltung der Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes NRW (DSG NRW) verantwortlich. Rechte betroffener Personen auf Auskunft, Unterrichtung, Berichtigung, Sperrung oder Löschung sowie vergleichbare Rechte sind gegenüber der Schule geltend zu machen. Es werden wie beim klassischen Anmeldeverfahren ausschließlich die gemäß der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen und Schülern und Eltern (VO-DV I) nebst Anlagen zugelassenen Individual- und Organisationsdaten erhoben. Rechtliche Grundlage für die Datenerhebung ist das Schulgesetz NRW – SchulG (vor allem die §§ 120 und 122 SchulG) nebst die dem Schulgesetz zugrunde liegenden weiteren Vorschriften.