Kurzbeschreibung OSA-Zentral
OSA-Zentral ist eine neue innovative, webbasierte Softwarelösung für Schulträger, mit der das Schulanmeldeverfahren für Schulanfänger benutzerfreundlich, individuell und zeitsparend gestaltet werden kann. Dadurch ist den Anmeldeberechtigten eine orts- und zeitunabhängige Schulanmeldung möglich. Ganz gleich ob vom PC, vom Handy oder einem anderen Gerät kann die Anmeldung betriebssystemunabhängig vorgenommen werden, lediglich eine Internetverbindung ist notwendig. Der gemeinsame Zugriff auf die Software durch Schulträger und Schulen beugt Informationsverlust vor; bspw. bei Neuaufnahmen, Schulwunschwechsel und Änderung von Schülerdaten.
Neu entwickelt auf Basis unserer bewährten Online-Schüler-Anmeldung (“OSA-Single”), ist OSA-Zentral seit 2023 z.B. erfolgreich in der Vier-Tore-Stadt-Neubrandenburg und in Telgte im Einsatz.
Die Software bietet verschiedene Schnittstellen zu Schulverwaltungsprogrammen wie z.B. SchILD-NRW; d.h., dass erfasste Anmeldungen in der Schülerverwaltunhssoftware nicht neu eingetippt werden müssen. OSA-Zentral ermöglicht die Nutzung von Daten des Einwohnermeldeamtes und ermöglicht dem Schulträger und den Schulen einen abgestimmten Zugriff (gem. den Rollen in der Benutzerverwaltung) auf die Anmeldedaten. Eltern können erforderliche Dokumente für die Anmeldung in der jeweiligen Schule direkt online hochladen. Einzigartig ist, dass Schulen sowie Schulträger die Art der Daten, deren Darstellung und die Verzweigungslogik in hohem Maße individuell selber anpassen können.
Die Umverteilung von Anmeldungen, deren Erstwahl-Schule nicht berücksichtigt werden konnte, kann durch Zugriffsoptionen organisatorisch flexibel zwischen den Schulen und dem Schulträger gestaltet werden.
OSA-Zentral bietet Schulträgern, Schulen und Eltern eine umfassende, digitalisierte Lösung zur Vereinfachung des Anmeldeprozesses.
Grundsätzlich bietet OSA-Zentral drei Modi:
Anmelde-Modus
Die Eltern erhalten, ausgehend von der Webseite des Schulträgers, eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Schulen. Wird eine Schule gewählt, lassen sich die Anmeldedaten in komfortablen Eingabemasken eingeben. Dies ist somit die äußere Sicht auf OSA-Zentral.
Administrations-Modus
Dieser Modus bietet die innere Sicht, nur für Sachbearbeiter in Schulen und Schulträger, auf die aktuell eingegangenen Anmelde- daten. Die Daten lassen sich in verschiedenen, individuell anlegbaren Ansichten darstellen und filtern.
Konfigurations-Modus
Dieser Modus bietet die einzigartige Möglichkeit, Eingabformulare mit ihren Eingabefeldern individuell zu gestalten. Dies ist für jede Schule separat möglich. Entsprechend der Benutzerverwaltung ist dies aber nur bestimmten Personen gestattet.
Vorbereitungen für die Schüleranmeldung mit OSA-Zentral
Wie bei jeder neuen Softwareeinführung üblich, sind auch bei OSA-Zentral vor Beginn der ersten Anmeldephase vorbereitende Anwendungseinstellungen notwendig. Bereits hier zeigt sich jedoch ein wesentlicher und absolut einzigartiger Vorteil von OSA- Zentral: Der intuitive Konfigurations-Modus bietet Schulträgern umfangreiche Gestaltungs- und individuelle Anpassungs- möglichkeiten. Nachfolgend werden die ersten Schritte vor dem Anmeldeprozess dargestellt und kurz erläutert.
Schritt 1: Customizing der Basisinstallation per Konfigurations-Modus
Zu Beginn werden auf Grundlage einer von PEDAV bereitgestellten Basisversion erste kundenspezifische Anpassungen vorgenommen. Hierzu zählen:
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Anpassung der Startseite für die Dateneingabe
Upload Schulträger-Logo, Erstellung des Einführungstextes zum Anmeldeverfahren, Kontaktangaben des Zuständigen beim Schulträger, Hyperlinks zu weiteren Informationen, Bereitstellung der Datenschutzerklärung zum Download für Eltern, etc..
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Eingabe-Formulare und Datenfelder konfigurieren
Unterschiedliche Formulare und Datenfelder hinzufügen oder vorhandene entfernen, Eingabe-Reihenfolge ändern, Sichtbarkeiten von Formularen einstellen, Feldern oder Auswahloptions auch nach mehreren Daten-Kriterien einschränken, etc. Beschriftungen anpassen und formatierte zusätzliche Hinweise an beliebiger Stelle ergänzen.
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Spezifische Auswahloptionen der einzelnen Schulen einstellen.
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Schulspezifische Dokumenten-Upload-Felder einrichten.
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Gestaltung des Anmeldebogens
Aussehen und Inhalt sind im Konfigurations-Modus anpassbar. Nach Dateneingabe der Eltern wird automatisch ein Anmelde- bogen erzeugt, welcher als PDF-Download oder Ausdruck bereitsteht.
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Emailbenachrichtigungen verwalten
Individuelle Text-Anpassung von automatisch erzeugten E-Mail-Benachrichtigungen mit Empfangsbestätigung. Diese enthalten auch einen Link zur evtl. nachträglichen Datenergänzung.
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Login-Optionen für Eltern festlegen (siehe hierzu Schritt 3)
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Zusatzoption Entfernungsberechnung
Dieser separat freizuschaltende Programm-Baustein unterstützt die Eltern bei Ihrer Schulwahl durch die automatische Ent- fernungsberechnung zwischen Schüleradresse und Schule. Diese Funktion unterstützt auch die Schule, wenn Schüler*innen umverteilt werden müssen.
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Schritt 2: Registrierung der teilnehmenden Schulen in der Benutzerverwaltung
OSA-Zentral verfügt über eine Benutzerverwaltung, die vom Schulträger administriert wird. Dies ermöglicht eine flexible Verwaltung von Ansichten und Eingaben durch die Vergabe von Zugriffsrechten für die Mitarbeiter in den einzelnen Schulen. Für die Anmeldung der Benutzer wird den Schulen ein Registrierungslink vom Schulträger zur Verfügung gestellt.
Nach Eingabe der notwendigen Daten (Benutzer inkl. Funktionen, Schulleiter, Schule, E-Mail, Passwörter) durch die Schule erhält der Schulträger eine automatisch erzeugte Emailbenachrichtigung über die Erstellung der Benutzerkonten und kann diese nach einer Verifizierung freigeben. Dadurch hat die einzelne Schule Zugriff auf das Administrations-Modul und kann mit der Verwaltung der eingehenden Schüleranmeldungen beginnen. Alternativ ist die Benutzerverwaltung aber auch vom Schulträger selbst möglich.
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Schritt 3: Auswahl der Verfahrensart durch den Schulträger
Vor Beginn der Anmeldephase erfolgt die Auswahl der Verfahrensart durch den Schulträger. Hierbei wird zwischen zwei Optionen gewählt:
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Mit direkter Schulpflichtüberwachung
Die Datenbestände der schulpflichtigen Kinder, z.B. aus den Einwohnermeldeämtern, können über eine CSV-Datei direkt in die OSA-Zentral importiert werden. Sie bilden dort einen Pool von Schüler*innen, bei dem der Schulträger zu jeder Zeit sehen kann, welche Eltern ihre Kinder bereits angemeldet haben und bei welchen die Anmeldung noch fehlt.
Beim Import aus der CSV-Datei des Einwohnermeldeamtes erzeugt OSA-Zentral für jeden Schülerdatensatz automatisch ein individuelles Anmelde-Passwort, wodurch auch Doppelanmeldungen verhindert werden. Über eine Exportfunktion können Serienbriefe erstellt werden, um den Eltern postalisch Informationen und individuelle Zugangsdaten für die Anmeldung mitzuteilen.
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Mit nachträglicher Schulpflichtüberwachung
Bei dieser Einstellung erfolgt keine postalische Versendung von individuellen Zugangsdaten. Wenn nach der Anmeldephase alle Anmeldungen in OSA vorliegen, gibt es eine Abgleichs-Funktion zur Schulpflichtüberwachung. Dazu wird eine CSV-Datei mit Namen, Vorname, Geburtsdatum vom Einwohnermeldeamt oder den Zubringerschulen benötigt, in der alle Schüler*innen enthalten sind, die sich für die Einschulung oder die Sekundarstufe anmelden müssen.
Es ist dann leicht erkennen, auch bei eventuell abweichender Schreibweise des Vornamens, welche Schüler*innen noch nicht angemeldet sind, um einen Klärungsprozess anzustoßen. Doppelanmeldungen sind unwahrscheinlich und nur möglich, wenn Eltern bewusst die Schreibweise des Vor- oder Nachnamens ändern, um eine zweite Anmeldung durchzuführen.
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Schritt 4: Bekanntmachung des neuen zentralen Anmeldeverfahrens “OSA – Zentral”
Der Schulträger gibt die zentrale Schüleranmeldung mit OSA-Zentral auf seiner Website bekannt und stellt dort den Anmeldelink für die Eltern zur Verfügung. Andererseits verweisen die Schulen auf ihren Internetpräsenzen auf die Website des Schulträgers. Bei einer postalischen Benachrichtigung (s. Schritt 3 ) kann auf dem Schreiben auch ein QR-Code integriert werden.Die Anmeldung durch Eltern
Sobald das Anmeldeverfahren mit OSA-Zentral durch den Schulträger für den vorgesehenen Zeitraum freigegen ist, können die Eltern ihre Kinder an den gewünschten Schulen anmelden. Je nach Verfahrensauswahl des Schulträgers sind hierbei bereits Datenfelder durch den CSV-Import vorbesetzt, oder müssen manuell vorgetragen werden.
Falls eine Aufnahme an der Erstwunschschule nicht möglich ist, bietet OSA-Zentral die Angabe von Zweit- oder Drittwünschen, welche bei einer evtl. erforderlichen Umverteilung seitens der Schule berücksichtigt werden. Sollten wesentliche Daten oder Dokumente bei der Anmeldung nicht zur Verfügung stehen, können die Eltern diese zu einem späteren Zeitpunkt noch hinzufügen, solange der Datensatz von der Schule nicht auf den Status „in Bearbeitung“ gesetzt wurde.
Der Anmeldevorgang kann jederzeit unterbrochen und später fortgesetzt werden, solange die Anmeldedaten der Schüler unvollständig sind oder noch nicht von der Schule weiterbearbeitet wurden. Nach dem „Absenden“ eines vollständigen Datensatzes wird den Eltern automatisch eine Anmeldebestätigung per E-Mail gesendet, welche ggf. weitere Informationen zum weiteren Verlauf des Anmeldeprozesses enthält.
Verwaltung der Schülerdatensätze / Anmeldungen durch Schulen und Schulträger
Nach Abschluss der Dateneingabe durch die Eltern erscheinen die Schülerdatensätze in der Administrationsebene der ausgewählten Erstwunschschule und werden dort weiterverarbeitet. Die Schulen können für jeden Datensatz über ein Drop-Down-Feld den aktuellen Bearbeitungsstatus festlegen, was sowohl für die Schule als auch für den Schulträger eine sofortige Übersicht über den aktuellen Stand ermöglicht. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:
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Status: “unvollständig”: Eltern haben eine Anmeldung begonnen und noch nicht abgeschlossen oder Daten wurden vorab (Ursprung z.B. Einwohnermeldeamt) zur Ergänzung durch die Elterneingespielt. Es liegt in dem Sinne noch keine Anmeldung vor und eine Bearbeitung durch die Schule ist noch nicht vorgesehen.
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Status: “offene”: Es liegt eine vollständige Anmeldung vor, die noch nicht von der Schule bearbeitet wurde. Eltern können hier noch Daten ändern.
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Status: ”in Bearbeitung”: Die vollständige Anmeldung wird von der Schule bearbeitet. Es kann eingestellt werden, dass Eltern ab diesem Status keine Daten mehr verändern können.
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Status: ”vollständig”: Die Schule hat die Vollständigkeit der Anmeldung bestätigt. Es liegen alle notwendigen Informationen und Unterlagen vor, eine Entscheidung über die Aufnahme ist aber noch nicht getroffen.
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Status: “aufgenommen”: Die Schülerin/ der Schüler ist an der Schule aufgenommen. Nach Aufnahme der Schüler bietet OSA- Zentral verschiedene Schnittstellen zu den Schulverwaltungsprogrammen der aufnehmenden Schulen (z.B. SchilD-NRW) sowie eine CSV-Datei-Exportfunktion.
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Status: “überzählig”: Die Schülerin/ der Schüler konnte an der Schule nicht aufgenommen werden. Es folgt eine Weiterbearbeitung des Vorgangs durch den Schulträger. Die Kommunikation mit den Eltern hierzu erfolgt in Absprache zwischen Schule und Schulträger. Dabei bietet OSA-Zentral eine Umverteilungsfunktion per Drop-Down an, die den Schülerdatensatz aus der Administrationsebene der Schule A in Schule B verschiebt. Wahlweise kann es auch den Schulen selbst gestattet werden, Schüler*innen nach Absprachen an eine andere Schule zu übertragen.
Protokollierung der Datenänderungen in einer Schule
Alle Datenänderungen, die im Administrations-Modul einer Schule vorgenommen werden, z.B. Datenkorrekturen, Status- Änderungen oder Übertragungen an andere Schulen, werden protokolliert und sind für berechtigte Mitarbeiter sichtbar.
Gesamtübersicht beim Schulträger
Das schulübergreifende Administrations-Modul beim Schulträger ermöglicht eine umfangreiche Übersicht aller Anmeldedaten der einzelnen Schulen sowie eine kompakte Gesamtansicht. Über ein integriertes Tool lassen sich die Anmeldezahlen per Knopfdruck statistisch anzeigen sowie Filtern.
Der Schulträger kann nach der Anmeldephase, je nach Wunsch und Absprache, eine aktive oder eine zurückhaltende, unter- stützende Rolle beim Daten-Management und bei der Eltern-Kommunikation einnehmen.
Highlights
Schnittstellen & Datenexport: OSA-Zentral bietet verschiedene Schnittstellen zu den Schulverwaltungsprogrammen der aufnehmenden Schulen (z.B. SchilD-NRW) sowie eine CSV-Datei-Exportfunktion, die eine nahtlose Datenintegration- und Weitergabe ermöglicht.
Datenimport & Konsistenz: Datenbestände der Schulpflichtigen aus den Einwohnermeldeämtern können direkt in OSA-Zentral importiert werden, was die Schulpflichtüberwachung erleichtert und Eingabefehler reduziert. Durch eingeschränkte Bearbeitungsrechte für kritische Felder (z.B. Staatsangehörigkeit, Nachname) werden Eingabefehler und Doppelanmeldungen vermieden, was zu konsistenten Datenbeständen führt.
Benutzerverwaltung: Die Software verfügt über eine dedizierte Benutzerverwaltung, die vom Schulträger administriert wird. Zugänge für die Schulen können entweder während eines Antragsverfahrens oder direkt durch den Schulträger eingerichtet werden. Dies ermöglicht eine flexible Verwaltung von Ansichten und Zugriffsrechten für einzelne Schulen.
Anpassungsfähigkeit: Ein wesentlicher Vorteil von OSA-Zentral ist die Möglichkeit, das Anmeldeverfahren an die Bedürfnisse eines Schulträgers per Konfigurations-Modul anzupassen. Diese intuitive Konfigurationsebene erlaubt eine freie Gestaltung von Aufbau- und Abfragefeldern, Hinweistexten, etc. ohne spezielle Programmierkenntnisse.
Dokumentenupload: Für Erziehungsberechtigte ist es einfach möglich, bereits bei der Onlineanmeldung, obligatorische Doku- mente hochzuladen. Die Schule kann diese im Administrations-Modul herunterladen und der Schülerakte hinzufügen.
Effizienz & Genauigkeit: OSA-Zentral integriert die Prozessabläufe zwischen Eltern, Schulen und Schulträger. Dadurch ist eine viel schnellere und fehlerfreiere Abarbeitung der Anmeldeanträge gewährleistet. Der Schulträger hat, während der Anmelde- phase, die komplette Kontrolle über die verschiedenen Prozesse und gewinnt dabei automatisch wichtige Statistikdaten.
Anpassbare Datenansichten: Im Administrations-Modul lassen kann sich jede Schule, als auch der Schulträger, beliebig viele, individuell gestaltbare Datenansichten zu den Schüleranmeldungen einstellen.
Kapazitätsmanagement: Beim Erreichen von Aufnahmegrenzen bietet das System eine mühelose Umverteilung von Schüler*innen durch eine direkte Kommunikation zwischen den Schulen.
Sofortige Einblicke: Während der Anmeldephase sieht der Schulträger zu jeder Zeit die aktuellen Anmeldungen in den einzelnen Schulen, die er mit einem integrierten Tool nach seinen Kriterien sortierten und filtern kann.
Flexibilität für Eltern: Sollten wesentliche Daten oder Dokumente bei der Anmeldung nicht zur Verfügung stehen, lassen diese zu einem späteren Zeitpunkt noch in OSA-Zentral hinzufügen. Der Anmeldevorgang kann somit jederzeit unterbrochen und später fortgesetzt werden.
Automatische Bestätigung: Nach erfolgreicher Anmeldung wird den Eltern oder Erziehungsberechtigten automatisch eine Anmeldebestätigung per E-Mail gesendet.
Entfernungsberechnung: Es besteht die Möglichkeit ein zusätzliches Tool zu bestellen, welches:
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den Eltern bei der Anmeldung als Entscheidungshilfe die Entfernungen zu den einzelnen Schulen anzeigt.
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Die Schulen bei einer Überbelegung als Entscheidungshilfe dienen, welche Schüler*innen sich bei einer anderen Schule anmelden sollten.